Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено зборами суддів
Березанського міського суду
Київської області
“01“ жовтня 2015 року
Засади використання автоматизованої системи документообігу Березанського міського суду Київської області
(із змінами, внесеними рішеннями зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 03.12.2015, 07.11.2016, 14.02.2017, 25.05.2017, 30.05.2018, 31.01.2019, 12.01.2021, 27.04.2021, 15.06.2021, 04.02.2022, 16.03.2023, 05.12.2023, 15.04.2024)
1.1. Документообіг Березанського міського суду Київської області (далі документообіг суду) - це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
1.2 Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
1.3. Порядок документообігу у суді регламентується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. № 25 та Інструкцією з діловодства у місцевих та апеляційних судах України.
1.4. Положення визначає порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Березанському міському суді Київської області (далі - автоматизована система), яка забезпечує :
реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;
об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Березанського міського суду Київської області з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);
визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;
надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;
оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";
виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;
централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;
підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;
автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
передачу судових справ до електронного архіву.
1.5. Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Березанського міського суду Київської області забезпечують:
своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;
своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.
1.6. Збори суддів Березанського міського суду Київської області мають визначені цим Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
2.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Березанському міському суді Київської області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст Березанського міського суду Київської області.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами інформацію.
2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.
2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад та Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Березанському міському суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст Березанського міського суду Київської області.
2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Березанського міського суду Київської області, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.
2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Березанського міського суду Київської області (356) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).
2.2.5. Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства Березанського міського суду Київської області. Цей номер містить, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.
2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
(п. 2.2.6 зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017)
2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
2.2.8. У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді по справі).
У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), то він, невідкладно, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
Якщо прийнявши від канцелярії суду справу, суддя з’ясовує, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності чи інше - суддя, у той же день, складає доповідну, яку передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду). За вимогою останнього для розгляду і перевірки фактів, викладених у доповідній, суддя передає йому матеріали справи. За результатами розгляду доповідної, керівник апарату суду (особа, що виконує обов’язки керівника апарату суду), вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
У разі невжиття заходів з розгляду службової записки протягом двох робочих годин, керівник апарату (особа,що виконує обов’язки керівника апарату суду) несе відповідальність.
2.2.9 У разі ухвалення суддею по справі рішення про скасування заочного рішення і призначення справи до розгляду у загальному порядку - суддя, секретар судового засідання чи помічник судді, у день ухвалення такого судового рішення передає до канцелярії суду його копію (наявність електронного примірника ухвали у автоматизованій системі в стані «Оригінал»), для внесення відповідної інформації до автоматизованої системи.
2.3. Розподіл судових справ між суддями
2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату Березанського міського суду Київської області, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ і передається не пізніше наступного робочого дня визначеному судді.
У зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, перебуванням судді у відрядженні чи у нарадчій кімнаті, розподілена справа передається йому після виходу з нарадчої кімнати чи у перший робочий день після повернення з відряждження чи виходу з лікарняного.
2.3.2. У суді може застосовуватися:
- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;
- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- повторний автоматизований розподіл судових справ.
Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів Березанського міськогосуду Київської області з урахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять календарних днів до початку щорічної основної відпустки, якщо тривалість такої відпустки становить 14 і більше календарних днів, один раз на рік. При наданні такої частини відпустки вдруге протягом року не розподіляти судові справи судді за сім днів до початку відпустки;
- за чотирнадцять календарних днів до початку щорічної додаткової відпустки, якщо тривалість такої відпустки становить 15 календарних днів;
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від трьох до тринадцяти календарних днів включно;
- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше трьох календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на підготовку для підтримання кваліфікації до Національної школи суддів України, навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні проходження суддею підготовки для підтримання кваліфікації, періодичного навчання з метою підвищення рівня кваліфікації в Національній школі суддів України, навчання, підвищення кваліфікації, під час участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- за відсутності у судді допуску до державної таємниці за формою, яка відповідає ступеню секретності інформації, що міститься в матеріалах справи;
-в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
У випадку розподілу за один день до відрядження судді судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, голова суду за заявою цього ж судді, має право відкликати його з відрядження.
Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
(п. 2.3.3 зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 12.01.2021, 27.04.2021, 15.06.2021, 04.02.2022)
Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями
2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
2.3.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою:
К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД,
де:
К_Н – коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;
Сума (Вага_Судової_Справи) – розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;
Вага_Судової_Справи – розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:
К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН,
де:
К_СКЛАДН – коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу:
Коефіцієнти складності судових справ в Березанському міському суді Київської області затверджені Протоколом № 10 зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 17 квітня 2015 року.
К_ФУС – коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;
К_АДМІН – коефіцієнт адміністративних посад – коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи ;
КтРД – кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.
2.3.7. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
2.3.8. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів Березанського міського суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
2.3.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цих Засад, не допускається.
Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями
2.3.10. Збори суддів Березанського міського суду Київської області мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
Обрання судді, уповноваженого здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, а також обрання слідчих суддів входить до повноважень Зборів суддів Березанського міського суду Київської області.
2.3.11. Збори суддів Березанського міського суду Київської області мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи. У такому разі справи в Березанському міському судді Київської області розподіляються між суддями в порядку хронології надходження із зазначеннм дати та часу та в порядку черговості по алфавіту, без урахування коефіцієнту складності відповідних справ та коефіцієнту навантаження на суддю;
справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні в Березанському міському суді Київської області здійснюється відповідно до графіку чергування суддів.
2.3.12. Збори суддів Березанського міського суду Київської області мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
2.3.13. В Березанському міському суді Київської області визначено коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ суддям, які обіймають адміністративні посади, а саме – «1» голові Березанського міського суду Київської області.
(п. 2.3.13 зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 16.03.2023)
2.3.14. Збори суддів Березанського міського суду Київської області мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
2.3.15. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10 пункту 2.3 цих Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Березанського міського суду Київської області.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями
2.3.16. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
2.3.17. Автоматизований розподіл судових справ між суддями в Березанському міському суді Київської області у випадках, якщо застосування спеціалізації неможливе, здійснюється між усіма суддями.
2.3.18. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
2.3.19. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Березанському міському суді визначається головуючий судя. Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя (суддя-доповідач).
2.3.20. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цих Засад.
2.3.21. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
2.3.22. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
(Абзац третй-четвертий п. 2.3.22 виключено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017)
2.3.23. У разі роз’єднання (виділення) судових справ, в порядку ЦПК України, виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.
2.3.24. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.
Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.25. У разі розгляду судової справи колегією суддів Березанського міського суду Київської області до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді (судді-доповідача).
2.3.26. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у Березанському міському суді Київської області після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється автоматичне визначення складу колегії суддів.
У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду.
(п. 2.3.26 доповнено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017)
Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; інформація про визначення складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення складу колегії суддів; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.27. У випадках зміни складу колегії суддів у зв’язку з вибуттям судді зі складу постійної колегії суддів або з припиненням повноважень судді, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою в порядку, зазначеному в пункті 2.3.19 цих Засад після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями та здійснюється автоматична зміна складу колегії суддів.
Результатом автоматичної зміни складу колегії суддів є протокол автоматичної зміни складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про зміну складу колегії суддів. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичної зміни складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; інформація про зміну складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичної зміни складу колегії суддів; тривалість автоматичної зміни складу колегії суддів.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичної зміни складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичної зміни складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про зміну складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.
Визначення слідчого судді
2.3.28. Слідчий суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу судових справ між суддями.
2.3.29. Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.3.30. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.
Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
2.3.31. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.
У разі відсутності раніше визначеного головуючого судді (судді-дповідача) у кримінальних провадженнях (справах), стосовно осіб, до яких застосовано запобіжний запобіжний захід у вигляді - тримання під вартою, авторозподіл таких справ здійснюється на загальних підставах.
(п. 2.3.31 змінено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017, 25.05.2017, 30.05.2018, 31.01.2019)
2.3.32. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:
- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- судові справи про перегляд заочного рішення;
- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
(абзац 4 п. 2.3.32 змінено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 15.04.2024)
- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день, а також справи, які повернуті після дооформлення;
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову, доказів.
Раніше визначений суддя (склад суду) в Березанському міському суді Київської області - це суддя, який останнім був визначений автоматизованою системою документообігу судудля розгляду даної справи.
(п. 2.3.32 зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 03.12.2015)
2.3.33. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.
2.3.34. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка т.д.), справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу;
2.3.35. Виключено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017
2.3.36. У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) – закінчення повноважень або звільнення судді з посади, відсутністю в зв’язку з тривалою хворобою понад два місяці, у випадках передбачених підпунктом 2.3.31 та 2.3.32 пункту 2.3 цих Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.
У разі тимчасової відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) – з підстав: відпустка, відрядження, лікарняний, справи визначені підпунктом 2.3.31 та 2.3.32 пункту 2.3 цих Засад, передаються раніше визначеному судді, в перший робочий день, коли відпали відповідні обставини.
(п. 2.3.36 зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 07.11.2016, 05.12.2023)
2.3.37. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.
Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями
2.3.38. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.26 цих Засад.
(п. 2.3.38 зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017)
2.3.39. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду або особи, яка виконує його обов’язки, що додається до матеріалів справи.
2.3.40. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
2.3.41. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.42. Результатом повторного автоматичного визначення слідчого судді є протокол повторного автоматичного визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматичне визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматичного визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; підстави проведення повторного автоматичного визначення слідчого судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматичного визначення слідчого судді; тривалість автоматичного розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи
2.3.43. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, відповідно до цих Засад фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та, при можливості, закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
Усі документи, що надійшли до суду у зазначений період, фіксуються в Реєстрі, зразок якого є додатком до цих Засад.
2.3.44. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.43 пункту 2.3 цих Засад обставин.
2.3.45. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.43 пункту 2.3 цього Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла) здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду. Решта судових справ у разі неусунення обставин, передбачених п. 2.3.43 Засад, понад 5 робочих днів, розподіляються в порядку, визначеному п. 2.3.11 Засад;
Усі документи, що надійшли до суду в період, визначений п. 2.3.43 фіксуються в Реєстрі, зразок якого є додатком до цих Засад.
2.3.46. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.43 пункту 2.3 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями
2.3.47. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності); підстави проведення повторного автоматизованого розподілу (за наявності); причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.48. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цих Засад.
2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)
2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня.
2.5. Визначення присяжних або народних засідателів по кожній судовій справі здійснюється на підставі та в порядку, визначеному процесуальним законодавством України та Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.
2.6. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили
2.6.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) несе користувач відповідно до його посадових обов’язків.
2.6.2. До автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.
2.7. Надання інформації про стан розгляду судових справ здійснюється відповідно до чинного законодавства.
2.8. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах
2.8.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цих Засад, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
( абзац четвертий п. 2.8.1 виключено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017)
У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
2.8.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.
2.9. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
2.10. Підготовка статистичних даних
2.10.1. Автоматизована система забезпечує:
- введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;
- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;
- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;
- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;
- зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;
- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;
- передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:
від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;
формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.
2.10.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.
2.10.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.
Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.
Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.
У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
(п. 2.10.3. зміни внесено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017)
2.11. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.
3.1. Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, відрядженням, відпусткою проводиться керівником апарату суду, а у разі його відсутності – заступником керівника апарату суду або особою, яка виконує їх обов’язки, у разі наявності наказу про відрядження, про відпустку чи подання доповідної про перебування судді на лікарняному.
(п. 3.3.1. змінено внесено рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області від 14.02.2017)
Якщо станом на 08 годину 30 хвилин поточного робочого дня від судді не надійшло повідомлення про те, що він перебуває на лікарняному, то такий суддя включається до загального списку суддів, які мають повноваження щодо здійснення процесуальних дій, для подальшого розподілу справ.
При цьому в автоматизованій системі документообігу суду відображається дата, та час коли дана інформація вноситься.
У доповідній, яка буде подаватися до канцелярії суду суддею (у разі розгляду справи колегією – головуючим суддею по справі), помічником судді, секретарем судового засідання про знаходження судді на лікарняному, в обов’язковому порядку повинні зазначатися дата та час складання доповідної записки.
4.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Березанського міського суду Київської області затверджуються зборами суддів і викладаються на офіційному сайті Березанського міського суду Київської області не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
4.2. Електронний примірник такого документу зберігається в автоматизованій системі документообігу суду.
4.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів.
4.4. Зміни і доповнення до Засад використання автоматизованої системи документообігу Березанського міського суду Київської області затверджуються рішенням зборів суддів Березанського міського суду Київської області в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства, за поданням голови суду, суддів чи керівника апарату суду.
Додаток № 1 до п. 2.3.43, 2.3.45
Реєстр
документів, що надійшли до Березанського міського суду Київської області від “__”_____________20__ року
|
Номер п/п |
Час надходження |
Від кого надійшло |
Короткий зміт |
Вхідний номер |
Хто отримав |
Кількість аркушів |
Примітка |
_03_03.png)
