ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом голови Березанського

міського суду Київської області

№ 4-ОД від 28.05.2013р.

___________________Р.М. Лялик

1. Загальні положення

1.1. Це Положення встановлює особливості розгляду у Березанському міському суді Київської області  звернень громадян (далі – звернення), запитів та звернень народних депутатів, листів фізичних та юридичних осіб (далі – листи), запитів на публічну інформацію (далі – запити на інформацію) та визначає засади ведення діловодства, оформлення, обліку, руху, здійснення перевірок і контролю за виконанням доручень за зверненнями, запитами, підготовки відповідей та опрацювання матеріалів до використання і збереження, регламентує особистий прийом головою та керівником апарату Березанського міського суду Київської області.

1.2. Положення розроблено відповідно до Конституції України, законів України «Про судоустрій і статус суддів», « Про статус народного депутата України», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію» та Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних та кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 17.12.2013 № 173, Указу Президента «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» від 07.02.08р. №109/2008.

1.3. Звернення, запити на інформацію та листи до Березанського міського суду Київської області можуть бути надіслані поштою, електронною поштою, подані до канцелярії суду громадянином особисто, через уповноважених осіб, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства, направлені через органи влади. Скарга в інтересах неповнолітніх та недієздатних осіб подається їх законними представниками.

Звернення можуть бути прийняті на особистому прийомі.

1.4. У роботі зі зверненнями, запитами на інформацію та листами Березанський міський суд в межах компетенції забезпечує їх кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд з метою оперативного вирішення порушених у них питань.

2. Основні терміни, що вживаються в Положенні

Звернення громадян, викладені в письмовій або усній формі, класифікуються на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності суду, суддів, голови, заступника голови суду, апарату суду, а також думки щодо врегулювання і вдосконалення їхньої діяльності.

Заява (клопотання) – звернення із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією і чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності суду, суддів, апарату суду.

Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга – звернення з вимогами про поновлення прав та захисту законних інтересів громадян. 

Депутатський запит – це вимога народного депутата, прийнята відповідно до статті 15 Закону України «Про статус народного депутата України» та статей 21, 22 Закону України «Про статус депутатів місцевих рад» дати офіційну відповідь з питань, віднесених до компетенції суду.

Депутатське звернення – це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата здійснити певні дії, дати офіційне роз’яснення чи викласти пропозицію з питань, віднесених до компетенції суду.

Лист народного депутата України, депутата місцевої ради - документ, який супроводжує звернення, що надійшло на адресу депутата, до суду для розгляду по суті або прийняття відповідного рішення в межах компетенції.

Лист – належним чином оформлений лист фізичної чи юридичної особи з метою реалізації їхніх прав, передбачених чинним процесуальним законодавством України (дата, час і місце судового розгляду справи, судові рішення, які ухвалюються у справі та стосуються їхніх інтересів).

Запит на отримання інформації – це прохання особи чи групи осіб у встановленій формі надати інформацію, що знаходиться у володінні суду.

3. Реєстрація та облік

3.1. Уся кореспонденція щодо звернень громадян приймається канцелярією суду. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конверта або пакета, відповідність їх адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється відповідно до додатка. Кореспонденція, яка надходить до суду електронною поштою, роздруковується на паперових носіях та реєструється канцелярією суду.

3.2 Отримані листи громадян підлягають обов'язковій реєстрації в електронному реєстрі автоматизованої системи документообігу суду «Д-3». На листах ставиться штамп, в якому зазначається дата надходження. Датою надходження листів до суду вважається дата їх отримання.

Листи осіб, які беруть участь у справі в якості учасника поцесу, з посиланням на відповідні статті ЦПК України, КАС України, КПК України заявника, які стосуються надання інформації про дату, час і місце судового розгляду справи, інших процесуальних питань, пов’язаних з розглядом конкретної справи, що перебуває в провадженні суддів, реєструються в загальному порядку та передаються негайно головуючому судді для долучення до матеріалів справи та відповідного реагування згідно з вимогами законодавства.

Працівник канцелярії суду після реєстрації звернення в автоматизованій системі «Д-3» у день надходження передає голові суду  для накладення резолюції та визначення відповідального виконавця залежно від суті порушених питань.

На резолюцію та підпис голові суду передаються запити та звернення, які надійшли від народних депутатів України, Вищої ради юстиції, Уповноваженого Верховної Ради з прав людини, Секретаря Ради національної безпеки та оборони України, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів, Урядового уповноваженого Європейського суду з прав людини, комітетів і комісій Верховної Ради України, звернення осіб, яким присвоєно звання Герой Радянського Союзу, Герой України, Герой Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни та жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня», всі інші категорії звернень згідно з вимогами Закону України «Про звернення громадян», звернення щодо організаційного забезпечення роботи суду, скарги на дії працівників апарату Березанського міського суду Київської області.

3.3. Подальша реєстрація документів (звернень) здійснюється в Журналі реєстрації звернень громадян, автоматизованій системі документообігу суду.

Під час реєстрації звернення громадян підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України «Про звернення громадян» видами: пропозиції, заяви, скарги. Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом із цими зверненнями. Письмові звернення, подані під час особистого прийому, також підлягають обов’язковій реєстрації.

Після отримання звернення здійснюється систематизована реєстрація звернення шляхом введення таких елементів: прізвища, імені, по батькові заявника, дати надходження звернення, форми надходження звернення (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі, через уповноважену особу, через органи влади, від інших органів, установ чи організацій), ознак надходження звернення (первинне, повторне, дублетне, неодноразове), виду надходження (пропозиції, зауваження), заяви (клопотання, скарги), суб’єкта звернення (індивідуальне, колективне, анонімне), типу звернення (телеграма, лист, усне), категорії авторів звернення (учасник війни, інвалід Великої Вітчизняної війни, учасник бойових дій, ветеран праці, інвалід I групи, інвалід II групи, інвалід III групи, дитина-інвалід, одинока мати, мати-героїня, багатодітна сім’я, особа, що потерпіла від Чорнобильської катастрофи, учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС, Герой України, Герой Радянського Союзу, Герой Соціалістичної Праці, дитина, інші категорії), соціального стану авторів звернень (пенсіонер, робітник, селянин, працівник бюджетної сфери, державний службовець, військовослужбовець, підприємець, безробітний, учень, студент, служитель релігійної організації, особа, що позбавлена волі, інші), дати, індексу, контролю, основних питань, які порушуються у зверненні, змісту і дату резолюції, прізвища виконавця, терміну виконання, дату направлення відповіді заявнику.

3.4 За результатами розгляду звернення відповідальним працівником можуть бути внесені такі результати: вирішено позитивно; відмовлено у задоволенні; дано роз’яснення; повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України «Про звернення громадян»; переслано за належністю відповідно до статті 7 Закону України «Про звернення громадян»; не підлягає розгляду відповідно до статей 8 Закону України «Про звернення громадян».

3.5. Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, то перший із них є відповідальним за виконання документа (підготовку проекту відповіді) і йому в установленому порядку передається документ. Працівник апарату суду для надання інформації оперативно передає копію документа решті вказаних у резолюції осіб під підпис з одночасним повідомленням строку розгляду документа.

Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати у встановлений термін усі необхідні матеріали.

3.6. Після реєстрації звернення громадянина вміщується в обкладинку, яка містить такі реквізити: найменування суду, реєстраційний номер звернення, прізвище заявника, дату надходження звернення та строк його вирішення.

3.7. У разі коли за результатами розгляду звернення необхідно повідомити іншу організацію, на першому аркуші контрольного звернення робиться відмітка «Контроль».

3.8. У разі надходження повторних, дублетних, неодноразових, колективних звернень їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі робиться позначка.

3.9. Колективні звернення громадян реєструються з позначкою «Колективне» за прізвищем першого заявника, якому і надсилається відповідь.

4. Порядок розгляду звернень громадян, звернень та запитів народних депутатів, листів, запитів на інформацію

4.1. Порядок розгляду звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг).

У зверненні громадян вказуються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Звернення, оформлене без дотримання вказаних вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніше як через 10 днів з дня його надходження. Копія такого звернення залишається у працівника зі зверненнями громадян та надання інформації  Березанського міського суду.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також те, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються і повторні звернення від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень Березанського міського суду, то таке звернення у п’ятиденний термін із дня його отримання пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі із супровідним листом. Про це повідомляється суб’єкту подання звернення.

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той же термін повертається автору звернення з відповідними роз’ясненнями.

Після опрацювання звернення разом із матеріалами для відповідного зберігання.

Термін розгляду звернень, які не потребують додаткового вивчення, становить 15 днів. У разі необхідності додаткового вивчення матеріалів термін розгляду звернення не повинен перевищувати одного місяця. Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, голова суду встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

Після підготовки проекту листа-відповіді відповідальним виконавцем цей лист разом зі зверненням передається на підпис голові суду, його заступникам, або керівнику апарату суду.

4.2. Порядок розгляду запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідь на депутатський запит надсилається народному депутату не пізніше ніж у 10-денний термін та підписується головою суду.

Депутатське звернення є обов’язковим для розгляду протягом не більше 10 днів з моменту одержання і підписується головою суду.

4.3. Запити, які надійшли від Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Глави Адміністрації Президента, Прем’єр-міністра України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Секретаря Ради національної безпеки та оборони України, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів, Голови Вищої ради юстиції, Генерального прокурора України, Голови Державної судової адміністрації України, Голови Центральної виборчої комісії України, Голови Служби безпеки України, Голови Державної митної служби України, Голови Державної прикордонної служби України, керівників, заступників керівників міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, державних установ іноземних країн і міжнародних організацій (їх представництв), а також запити і звернення народних депутатів України, комітетів і комісій Верховної Ради України, осіб, яким присвоєно звання Герой Радянського Союзу, Герой України, Герой Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни та жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», розглядаються у першочерговому порядку.

4.7. Звернення, запити на інформацію, листи вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуто по суті, ужито необхідних заходів, надано відповідь заявникам у письмовій (електронній) формі, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявниками.

4.8. За підсумками вирішення звернень може бути прийнято одне з таких рішень:

задоволено – ужито заходів до повного або часткового поновлення прав і законних інтересів заявника. Не може вважатися задоволеним звернення, рішення за яким прийнято не за вимогами громадянина, а за результатами виявлених недоліків або порушень закону;

частково задоволено – звернення, в якому міститься дві чи більше вимог і за результатами перевірки якого не всі з них визнані обґрунтованими;

повторно задоволено – звернення, за яким раніше приймалося рішення про відмову в задоволенні. При цьому первинне рішення за цим зверненням повинно скасовуватися;

відхилено – вимоги заявника, викладені у зверненні, визнані необґрунтованими;

 роз’яснено – за зверненням, у якому не містилося прохань про задоволення будь-яких вимог або клопотань, надано роз’яснення з питань правового характеру.

4.9. Під час розгляду звернень забезпечується нерозголошення відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди та задовольняється прохання щодо нерозголошення анкетних даних і домашньої адреси.

4.10. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у  зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій або електронній формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

4.11. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення (якщо звертаються двоє і більше громадян) надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана. У тексті відповіді потрібно вказувати загальну кількість громадян, що звернулися.

4.12. Розгляд звернень юридичних осіб, громадських організацій, благодійних фондів тощо здійснюється в аналогічному порядку.

5. Контроль за розглядом звернень громадян

5.1. Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян у межах визначених повноважень здійснюється керівником апарату суду.

5.2. Для запобігання несвоєчасному виконанню доручень, а також усунення причин, що затримують виконання доручень за найбільш резонансними зверненнями, працівники апарату суду, зобов’язані у процесі контролю розгляду звернення своєчасно доповідати керівнику апарату суду про хід виконання цих доручень з посиланням на причини затримки.

5.3. Доручення з резолюцією «ТЕРМІНОВО» виконуються протягом п’яти робочих днів, якщо іншого терміну не встановлено резолюцією голови суду.

5.4.  Керівник апарату або його заступник зобов’язані:

об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти звернення;

невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови, які спричинили порушення;

забезпечувати поновлення порушених прав, невідкладне виконання прийнятих рішень під час розгляду звернень;

письмово повідомляти заявника про результати перевірки звернень і суть прийнятого рішення;

уживати заходів до усунення причин, що породжують звернення громадян, систематично аналізувати хід цієї роботи.  

6. Узагальнення, аналіз письмових та усних звернень громадян і юридичних осіб

6.1. Письмові (електронні) та усні звернення громадян повинні систематично, але не менше одного разу на півріччя, узагальнюватися та аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян. Особливу увагу слід звертати на усунення причин, які є підставою для надходження звернень громадян, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій засобів масової інформації.

7. Особистий прийом громадян керівництвом суду

7.1. Особистий прийом громадян у Березанському міському суді  здійснюється за адресою: вул. вул. Леніна, 32, м. Березань, 07540

Особистий прийом громадян проводиться в установлені дні та години в зручний для громадян час та відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку роботи Березанського міського суду Київської області.

7.2. Для забезпечення умов реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів прийом громадян здійснюється головою суду та керівником апарату суду.

7.3. Інформація про порядок організації та проведення особистого прийому громадян у Березанському міському суді розміщується на офіційному веб-сайті суду та на другому поверсі адміністративного будинку суду в доступному для вільного огляду місці.

Графік особистого прийому голови суду та керівника апарату суду

(Зміни внесено згідно Наказу голови суду від 27.10.2015 № 21/ОД)

7.4. Під час проведення особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлено в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

Особистий прийом іноземців та осіб без громадянства здійснюється на загальних підставах, у разі потреби – за участю перекладача.

Особи, визнані судом в установленому порядку недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

7.5. Письмові звернення, які подаються на особистому прийомі, реєструються відповідно до цього Положення.

7.6. Громадянин має право звернутися до посадової особи як у письмовій, так і в усній формі.

7.7. Громадяни інформують відповідального працівника про наявність раніше поданих звернень з питання, що порушується заявником. Якщо такі мали місце, надають інформацію (повідомлення) про наслідки їх розгляду.

7.8. Особистий прийом громадян здійснюється у порядку черговості.

Прийом осіб, яким присвоєно звання Герой Радянського Союзу, Герой України, Герой Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни та жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня», здійснюється першочергово та особисто головою суду.

7.9. Не допускається з’ясування відомостей про громадянина, що носять суто особистий характер і не стосуються його звернення.

7.10. Список громадян, яких записано на особистий прийом до голови суду або керівника апарату суду, складається працівником по роботі зі зверненнями громадян та надання інформації.

7.11. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то такі звернення реєструються, розглядаються, формуються у справи у тому ж порядку, що й звернення, які надійшли поштою. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово у терміни, встановлені законодавством.

7.12. Дані про особу, яка звернулася на особистому прийомі, короткий зміст питань, з якими вона звернулася, а також про взяття на контроль і результати розгляду звернень, що надійшли під час особистого прийому, фіксуються в журналі обліку особистого прийому громадян.

7.13. Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалося, проводиться у разі, якщо питання, порушене у попередньому зверненні, не було вирішено по суті.